在 xms 系統中，為了文件完整性的考量，文件的結構包含: 基本描述資料，進階資訊與相關討論等，可透過 "工具" 選單下的功能來編修，說明如下:

•基本的描述資料
    1. 作者 (與上傳者可能不同)
    2. 描述 (註解)
    3. 投影片標題 (PowerCam 所上傳的影音講解檔案)

•附件
    文件的相關檔案可透過附件的方式儲存(例如，一份簡報的相關原始檔案資料。)，
    如果您的檔案類型屬於 pdf, doc, ppt, xls 等
    則內容會經過解析後進入全文檢索引擎，方便您後續的搜尋。
    如果檔案屬於 zip, rar, tar, tgz 則會將檔名解析後進入搜尋引擎。

•進階的資料 (點選右上方 "詳細資料" 來顯示)
    1. 發表人資訊
    2. 關鍵字: 最為相關文件的搜尋基礎
    3. 公司: 描述公司的資料。
    4. 相關文件: 系統會自動依據文件中的關鍵字尋找相關文件
        除了自動關聯之外，也可以透過手動的方式建立相關文件的連結。

•相關討論
每一份文件可以多個討論主題，當您對此份文件有疑問時，可透過右上方 "發表討論主題" 來提問，
若系統有設定 smtp email server，則會自動發信通知，討論跟隨著文件主題的好處包括:
    1. 方便整理該文件的 FAQ 或修改該文件的參考。
    2. 日後搜尋的討論內容可以迅速得知該討論的文件主題，並因而尋找到相關的討論，讓討論的內容不發散。

•附註
若是 PowerCam 上傳的文件，則描述的資料會自動來自 PowerPoint 的摘要資訊或 PowerCam/File/Abstract
雖然可以在上傳後修改，但考量資料的一致性，建議您修改後再上傳。